Dicas de organização para otimizar o dia
No ritmo acelerado em que vivemos hoje, parece quase impossível realizar todas as tarefas que temos programadas para o dia. A sensação é de que 24 horas não são suficientes. No entanto, será esse mesmo o problema? O que nos falta realmente é tempo – ou é organização?
Segundo a personal organizer Katia Benedetti, da empresa Espaço Ordenado, a resposta correta é a segunda. “A organização vai muito além de arrumar as roupas no armário da cor mais clara para a mais escura. A falta de planejamento causa procrastinação – o famoso empurrar com a barriga – e afeta o raciocínio. Você fica tão atrapalhada com os afazeres que perde a noção de prioridade e não sabe por onde começar”, afirma.
De acordo com a especialista, a organização proporciona mais disposição, sensação de bem-estar, dinamismo e aumento da produtividade. “Consequentemente, sobra mais tempo para fazer aquilo que você realmente gosta”, completa.
Organizar o tempo
A personal organizer Miriam Cansian, também sócia da empresa, afirma que existem três aspectos importantes para a organização da rotina em geral: planejar o dia, priorizar tarefas e delegar funções.
Planejamento do dia
Algumas dicas para realizar este passo são:
· Adote uma agenda. “Parece óbvio, mas muitas pessoas se esquecem de anotar as tarefas e fazer uma programação”, diz Miriam. Uma orientação importante é registrar todos os compromissos em um só local (seja uma agenda física ou um aplicativo digital), para não se perder.
· Estabeleça metas atingíveis. Quando a expectativa é muito alta, você acaba se frustrando. Seja realista e se comprometa apenas com as tarefas que você sabe que conseguirá cumprir naquele tempo determinado. “Antigamente, era possível fazer mais coisas em menos tempo. Hoje, é preciso considerar o trânsito, tempo de deslocamento e possibilidade de imprevistos”, discorre a profissional.
· Limite o uso das redes sociais. Elas tiram o foco do trabalho e dificultam a retomada da linha de raciocínio. Durante o dia, desative as notificações de e-mails, Facebook e outros. Estabeleça um horário no dia só para isso.
· Crie o hábito de fazer listas. “Elas têm o objetivo de evitar que você relembre rotinas que já pensou um dia”, define a personal organizer. Se você tem o costume de viajar à praia, por exemplo, deixe a relação de itens a serem levados salva no computador. Faça o mesmo com a lista de supermercado.
· Inicie o dia sem correria. Miriam sugere separar o look do dia na noite anterior (consulte a previsão do tempo) e deixar a mesa de café da manhã posta.
Priorizar tarefas
Para decidir o que é mais importante dentre as atividades diárias, Ana Paula Vanzan, personal organizer e sócia do Espaço Ordenado, sugere a utilização de um recurso muito utilizado no mundo corporativo: o Quadrante de Prioridades. Ele é composto por quatro eixos, como mostra a imagem abaixo:
As tarefas do 2º quadrante (importantes e não urgentes) são prioritárias e devem ocupar 70% da nossa agenda. “Devemos sempre tentar aumentar a proporção delas quando fazemos nosso planejamento e tomar muito cuidado para que elas não se tornem urgentes”, orienta Ana Paula.
Já os afazeres do 1º quadrante (importantes e urgentes) são considerados “incêndios”, que têm o prazo de entrega muito apertado e acabam nos tirando o foco. Procure sempre diminui-los.
Por fim, as atividades dos 3ª e 4ª quadrantes são aquelas que não agregam valor algum ao nosso trabalho e, por isso, devem ser eliminadas do nosso planejamento – ou reduzidas ao máximo.
Aprender a delegar
Finalmente, um passo fundamental para organizar melhor o tempo e otimizar o dia é repassar tarefas aos outros e permitir que eles nos ajudem. “Ninguém é capaz de fazer tudo sozinho, apesar de acreditarmos que sim”, diz Ana Paula.
Delegar afazeres é um exercício que precisa ser treinado. Algumas dicas são:
· Entenda que cada pessoa tem um jeito diferente de fazer as coisas e aceite que o trabalho não ficará da maneira como você faria. O objetivo de delegar é que você se alivie, e não que fique ainda mais estressada.
· Delegue apenas as atividades que você domina. Assim, terá condições de corrigir os erros.
· Fique apenas com os afazeres que julgar serem os mais importantes.
· Repasse tarefas aos filhos de acordo com seu desenvolvimento mental e motor. Crianças de cinco anos podem ajudar a por a mesa, enquanto as de 10 já são capazes de lavar a louça.
· Sempre elogie: por mais que a execução não tenha sido perfeita, é importante dar estímulos para que a pessoa continue a fazer o trabalho. Com o tempo, ela vai melhorar.
· Deixe claro o que, como e quando a tarefa precisa ser executada. Com os filhos, é legal deixar tabelas na geladeira. Com os ajudantes do lar, desenvolva uma lista de tarefas semanal. Assim, você e ele saberão que, na segunda-feira, os banheiros têm de ser limpos, e assim por diante.
Dica: deixe listas fixadas na porta da geladeira com os afazeres de cada um (Thinkstock)
http://www.bolsademulher.com/estilo/dicas-de-organizacao-para-otimizar-o-dia
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